Maak het telefoongesprek precies genoeg voor de profieltekst
Vraag wat er feitelijk aan de hand is. Een kandidaat die stukken heeft opgevraagd bevindt zich in een andere situatie dan een partij met een afgesproken periode van exclusief onderzoek. Vraag vervolgens wat de aanbieder intussen aan anderen wil aanbieden. Kunnen zij aanvullende informatie krijgen, mogen zij alvast interesse kenbaar maken of worden nieuwe gesprekken voorlopig niet ingepland? Noteer beide antwoorden afzonderlijk. Je kunt in gesprek zijn met iemand en tegelijk openstaan voor een tweede kennismaking.
In de eerste fictieve situatie heeft de verantwoordelijke gisteren telefonisch geantwoord. Schrijf diens rol en de kalenderdatum bij het interne statuslog. Leg de beoogde korte openbare omschrijving ter bevestiging voor. Gebruik daarin geen naam of privégegevens van de kandidaat en doe geen mededeling over een overdracht die nog niet heeft plaatsgevonden. Bepaal samen welke nieuwe gebeurtenis aanleiding is om eerder te bellen, bijvoorbeeld wanneer de afgesproken exclusieve onderzoeksperiode verstrijkt.
Wat verandert na achttien dagen stilte?
In de tweede situatie is het inmiddels achttien kalenderdagen geleden dat het eerste contact plaatsvond. Je hebt geen nieuw antwoord. Het verschil met de bevestiging van gisteren is zeventien dagen in de leeftijd van je informatie, niet een bewijs dat de zaak inmiddels verkocht of opnieuw beschikbaar is. Zet de open vraag bij de juiste contactpersoon en geef aan op welke datum een actuele bevestiging nodig is.
Kijk naar wat een kandidaat op grond van de huidige tekst zou doen. Nodigt de pagina uit om een bezichtiging voor morgenochtend te boeken terwijl je niet weet of de aanbieder nog afspraken maakt, dan past die oproep niet bij je informatie. Spreek intern af of het profiel tijdelijk uit het actieve aanbod gaat of alleen nog een duidelijk gedateerde, beperkte omschrijving mag tonen. Een onbeantwoorde herinnering vervangt de toestemming van de aanbieder niet.
Plan het volgende contact zo dat iemand het kan overnemen
Schrijf de naam of rol van de verantwoordelijke beheerder op, met een vervanger en de afgesproken controledatum. Voeg de concrete vraag toe die dan moet worden gesteld. Zet bij een nieuw antwoord de toegestane tekst en het moment van wijzigen in hetzelfde log. Zo kan een collega zien of hij de status mag aanpassen of eerst het contact opnieuw moet leggen. Controleer tot slot de kaarten, filters en lijstweergave waar dezelfde vestiging verschijnt. Een voorzichtig bijgewerkte detailpagina helpt weinig wanneer het overzicht nog actief uitnodigt tot direct reserveren.
