Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Statuslog met datum, bron en toegestane openbare omschrijving’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Vraag wat met gereserveerd wordt bedoeld’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
De aanbieder bevestigde gisteren telefonisch komt uit op 1 kalenderdagen. Bij er is sinds het eerste gesprek geen reactie staat 18 kalenderdagen. Het verschil bedraagt 17 kalenderdagen in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Statuslog met datum, bron en toegestane openbare omschrijving’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Vraag wat met gereserveerd wordt bedoeld’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Vraag wat met gereserveerd wordt bedoeld». Registreer bij «De aanbieder bevestigde gisteren telefonisch» de waarde 1 kalenderdagen. Registreer 18 kalenderdagen op een afzonderlijke regel voor «Er is sinds het eerste gesprek geen reactie». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Statuslog met datum, bron en toegestane openbare omschrijving. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Noteer wie de status mag bevestigen’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Vraag wat met gereserveerd wordt bedoeld’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Een locatieprofiel geeft richting voor een bezichtiging. De gegevens van een werkelijk pand vragen afzonderlijke controle. Bij de vraag ‘Vraag wat met gereserveerd wordt bedoeld’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over gereserveerd of alleen in gesprek. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
