Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Conceptleveranciersaanbod naast betaalhistorie van de vorige eigenaar’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Bewaar de bevestigde termijn bij het dossier’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Begroot voorlopig met de schriftelijk aangeboden kortere termijn’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Vraag een onderbouwde nieuwe offerte en herzie de kasplanning pas na bevestiging’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Termijn uit historische facturen van de verkoper komt uit op 30 dagen. Bij termijn uit het aanbod aan de koper staat 10 dagen. Het verschil bedraagt 20 dagen in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Bewaar de bevestigde termijn bij het dossier» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Termijn uit historische facturen van de verkoper», en wie kan uitleggen waarom bij «Termijn uit het aanbod aan de koper» een waarde van 10 dagen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Conceptleveranciersaanbod naast betaalhistorie van de vorige eigenaar. Noteer bij Bewaar de bevestigde termijn bij het dossier wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Leg beide factuurdata op dezelfde tijdlijn’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Bewaar de bevestigde termijn bij het dossier’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Bewaar de bevestigde termijn bij het dossier’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over voorraadlevering met een andere betaaltermijn. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
