Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Observatieverslag per kwartier en het personeelsrooster’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Laat het team de observaties op herkenbaarheid toetsen’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Gebruik het rustige bezoek om taakverdeling en voorbereiding uitgebreid te bespreken’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Voeg een kort piekbezoek toe waarbij de koper alleen observeert en medewerkers hun werk kunnen doen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Rustig bezoek na de lunch komt uit op 9 bestellingen. Bij kort bezoek tijdens de lunchpiek staat 31 bestellingen. Het verschil bedraagt 22 bestellingen in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Laat het team de observaties op herkenbaarheid toetsen» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Rustig bezoek na de lunch», en wie kan uitleggen waarom bij «Kort bezoek tijdens de lunchpiek» een waarde van 31 bestellingen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Observatieverslag per kwartier en het personeelsrooster. Noteer bij Laat het team de observaties op herkenbaarheid toetsen wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Tel afhalen en tafelbestellingen apart’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Laat het team de observaties op herkenbaarheid toetsen’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Laat het team de observaties op herkenbaarheid toetsen’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over een meeloopdag buiten het piekmoment. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
