Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Voorbeeldrooster en lijst van planningsbesluiten tijdens afwezigheid’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Noteer welke uitzondering nog zonder eigenaar is’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Documenteer beslisregels samen met de verkoper en oefen een roosterwijziging’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Laat een teamlid het rooster voorbereiden onder begeleiding van de nieuwe eigenaar’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Voor de proef met vastgelegde beslisregels komt uit op 12 vragen. Bij tijdens de volgende oefenweek met beslisregels staat 5 vragen. Het verschil bedraagt 7 vragen in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Noteer welke uitzondering nog zonder eigenaar is» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Voor de proef met vastgelegde beslisregels», en wie kan uitleggen waarom bij «Tijdens de volgende oefenweek met beslisregels» een waarde van 5 vragen wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Voorbeeldrooster en lijst van planningsbesluiten tijdens afwezigheid. Noteer bij Noteer welke uitzondering nog zonder eigenaar is wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Verdeel vragen in ziekmelding, ruiling en extra drukte’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Noteer welke uitzondering nog zonder eigenaar is’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Noteer welke uitzondering nog zonder eigenaar is’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over wie kent het recept voor de planning?. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
