Reken terug vanaf een echte werkweek
Vraag de verkoper een gewone week uit zijn agenda te nemen en de taken te reconstrueren waarvoor hij alleen verantwoordelijk was. Begin bij de eerste levering op maandag en eindig bij het afsluiten op zaterdag. Noteer per taak de tijd en wat de aanleiding was. Een bestellijst die elke week terugkomt is anders in te plannen dan een uur uitloop omdat een medewerker ziek naar huis gaat.
Leg het overzicht daarna naast het personeelsrooster. Een medewerker kan van negen tot vijf aanwezig zijn en al die tijd nodig zijn voor advies aan klanten. Het enkele feit dat er iemand op de vloer staat, maakt dat uur nog niet beschikbaar voor het controleren van pakbonnen. Laat de verkoper aanwijzen welke taken eerder bij dezelfde teambezetting door iemand anders zijn uitgevoerd. Voor de overige werkzaamheden is nog een oplossing nodig.
Vergelijk drie manieren van vervangen
Stel dat uit dit voorbeeld vierentwintig werkuren per week naar voren komen. Daarvan kun je er zelf zestien op de juiste momenten invullen. Er blijven dan acht uren per week te organiseren. Vermenigvuldig die acht alleen met een uurtarief wanneer werkelijk iemand op die uren beschikbaar is en de taak beheerst. Een afspraak met een externe boekhouder helpt bij de administratie maar zorgt nog niet dat er op zaterdagochtend iemand een verslevering kan ontvangen.
Maak een tweede versie waarin een teamlid structureel uren overneemt. Noteer wie ondertussen diens oorspronkelijke taken doet. Onderzoek een derde versie waarin je de taak verplaatst of anders organiseert. Een vaste afspraak over het tijdstip van leveren kan bijvoorbeeld het openen buiten werktijd overbodig maken. Vraag de leverancier dat eerst te bevestigen voordat je de besparing in je bod verwerkt.
Zet de gevolgen naast je koopbesluit
Markeer welke werkzaamheden na een paar weken inwerken vanzelf aan jou toevallen en welke langdurig extra bezetting vragen. Houd in je begroting de tijdelijke overdrachtskosten apart van de terugkerende kosten. Zo zie je of een lager resultaat in de eerste maand bij de geplande overdracht hoort of dat het bedieningsmodel op langere termijn te krap is.
Neem naar het volgende gesprek een lijst mee met de drie tijdstippen die voor jou het lastigst zijn. Daarmee kun je de verkoper precies vragen wie er afgelopen maand stond, hoe vaak een vervanger nodig was en hoe de overdracht van die verantwoordelijkheid zou verlopen. Dat levert meer inzicht in het dagelijks eigenaarschap dan de algemene vraag of de winkel makkelijk alleen te runnen is.
