Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Rolbeschrijving en bereikbaarheidsrooster’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Test de afspraken met een gesimuleerde spoedbestelling’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Kies één primair aanspreekpunt en spreek een reservehouder af’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Verdeel leveranciers per onderwerp en plan een wekelijkse afstemming om tegenstrijdige bestellingen te voorkomen’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Iedere partner kiest eigen werkdagen komt uit op 4 uren per werkweek. Bij een gezamenlijk blok op twee middagen is afgesproken staat 9 uren per werkweek. Het verschil bedraagt 5 uren per werkweek in opwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Test de afspraken met een gesimuleerde spoedbestelling» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Iedere partner kiest eigen werkdagen», en wie kan uitleggen waarom bij «Een gezamenlijk blok op twee middagen is afgesproken» een waarde van 9 uren per werkweek wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Rolbeschrijving en bereikbaarheidsrooster. Noteer bij Test de afspraken met een gesimuleerde spoedbestelling wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Schrijf drie terugkerende beslissingen uit’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Test de afspraken met een gesimuleerde spoedbestelling’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Test de afspraken met een gesimuleerde spoedbestelling’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over samen kopen, verschillend beschikbaar. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
