Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Rolbeschrijving en bereikbaarheidsrooster’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Schrijf drie terugkerende beslissingen uit’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke invloed heeft de tweede conditie op de beslissing?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Iedere partner kiest eigen werkdagen komt uit op 4 uren per werkweek. Bij een gezamenlijk blok op twee middagen is afgesproken staat 9 uren per werkweek. Het verschil bedraagt 5 uren per werkweek in opwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Rolbeschrijving en bereikbaarheidsrooster’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Schrijf drie terugkerende beslissingen uit’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Schrijf drie terugkerende beslissingen uit». Registreer bij «Iedere partner kiest eigen werkdagen» de waarde 4 uren per werkweek. Registreer 9 uren per werkweek op een afzonderlijke regel voor «Een gezamenlijk blok op twee middagen is afgesproken». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Rolbeschrijving en bereikbaarheidsrooster. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Wijs per beslissing één verantwoordelijke aan’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Schrijf drie terugkerende beslissingen uit’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Vraag wie de informatie kan bevestigen vóór een vervolgstap in de koop. Houd de acties van koper en verkoper apart. Bij de vraag ‘Schrijf drie terugkerende beslissingen uit’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over samen kopen, verschillend beschikbaar. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
